Was soll überhaupt geleistet werden?

Erstellen Sie zuerst eine Raum- und Aufgabenliste mit gewünschten Intervallen. Halten Sie fest, welche Leistungen heute tatsächlich erbracht werden und welche künftig erwartet sind. Ein Angebot mit zusätzlicher Sanitärreinigung kann nicht direkt mit internen Kosten für das bloße Leeren von Abfalleimern verglichen werden.

Unterscheiden Sie regelmäßige Reinigung, Kontrollen, Nachfüllen und Sonderarbeiten. Benennen Sie Qualitätskriterien und verfügbare Zeiten. Dieselbe Grundlage dient anschließend sowohl der internen Planung als auch einer Anfrage an Dienstleister.

Leistungsverzeichnis für Büroreinigung als Arbeitsmuster

Welche Kosten gehören in den Vergleich?

Nutzen Sie tatsächliche betriebliche Zahlen und einen einheitlichen Zeitraum. Prüfen Sie, welche Aufwendungen bereits in einem internen Kostensatz oder einem Angebot enthalten sind. Doppelzählungen verzerren den Vergleich genauso wie ausgelassene Positionen.

Arbeitsblatt für den Vergleich bei identischem Leistungsumfang
KostenblockEigenreinigung prüfenFremdleistung prüfen
RegelleistungTatsächliche Arbeitszeit und vollständiger interner KostensatzPreis für denselben Umfang und Zeitraum
AusfälleOrganisation und Kosten der nötigen VertretungVertraglich vereinbarte Leistungssicherung
ArbeitsmittelMaterial, Geräte und passende AufbereitungEnthaltene und separat berechnete Positionen
SteuerungEinarbeitung, Planung, Beschaffung und KontrolleEigene Abstimmung und Kontrollzeit
SonderbedarfZusätzlicher Personal- und SachaufwandGesonderte Angebote oder vereinbarte Konditionen

Wie berechnen Sie ein brauchbares Ergebnis?

Eine mögliche Struktur lautet: interne Arbeitskosten plus gesonderte Sachkosten plus noch nicht erfasste Organisations- und Vertretungskosten. Stellen Sie dem das vergleichbare Angebot plus die beim Unternehmen verbleibenden Aufwendungen gegenüber. Rechnen Sie auf derselben steuerlichen Grundlage und dokumentieren Sie Annahmen.

Fiktives Rechenbeispiel: Zu 1.200 Euro angesetzten internen Arbeitskosten kommen 100 Euro Sachkosten und 150 Euro bislang separat erfasste Organisationskosten. Der Vergleichswert beträgt 1.450 Euro für den gewählten Zeitraum. Diese frei gewählten Zahlen sind weder Lohnempfehlung noch Adler-Angebot; Ausfallkosten wären zusätzlich zu berücksichtigen, sofern sie nicht bereits enthalten sind.

Welche organisatorischen Fragen entscheiden mit?

Klären Sie, wer bei Urlaub, Krankheit und kurzfristigem Zusatzbedarf reagiert. Ebenso wichtig sind eine erreichbare verantwortliche Person und ein verlässlicher Umgang mit Qualitätsabweichungen. Diese Abläufe sollten auch bei interner Reinigung ausdrücklich feststehen.

Eine Beauftragung entlastet nicht automatisch von jeder eigenen Aufgabe. Objektzugang, Leistungsabstimmung und die Bearbeitung von Rückmeldungen bleiben zu organisieren. Entscheidend ist die tatsächlich vereinbarte Zusammenarbeit, nicht die pauschale Annahme, dass eine Variante immer günstiger oder besser sei.

Wann ist ein Mischmodell sinnvoll?

Ein Betrieb kann etwa die regelmäßige Reinigung vergeben und bestimmte Kontrollen oder Nachfüllaufgaben intern übernehmen. Auch einzelne Sonderleistungen lassen sich separat betrachten. Das funktioniert nur mit klaren Zuständigkeiten, passenden Arbeitsmitteln und einer abgestimmten Übergabe.

Legen Sie die Grenzen schriftlich fest: Wer beschafft Verbrauchsmaterial, wer meldet einen Mangel und wer führt eine zusätzliche Reinigung aus? Vergleichen Sie die gewählte Lösung nach einer vereinbarten Anlaufphase anhand derselben Aufgaben und Qualitätskriterien.