Welche Angaben sind pro Position nötig?

Beginnen Sie mit der Artikelnummer des bisherigen Produkts oder einer ausreichend genauen Spezifikation. „Handtuchpapier weiß“ reicht beispielsweise nicht aus: Format, Falzart, Lagen und Spender können entscheidend sein. Fotos von Verpackung und Typenschild helfen, ersetzen aber die gewünschte Menge nicht.

Trennen Sie den beobachteten Monatsverbrauch von der aktuellen Bestellmenge. Eine Menge von 20 Kartons kann den Bedarf für einen Monat oder ein halbes Jahr bedeuten. Vermerken Sie außerdem, ob Mengen geschätzt oder aus tatsächlichen Bestellungen abgeleitet sind.

Arbeitsmuster zum Übertragen in Ihre Liste

Die Tabelle enthält Musterpositionen ohne festgelegte Marken, Preise oder Mengen. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Daten. Bei Unsicherheit kennzeichnen Sie die betreffende Angabe als offen, damit sie gemeinsam geklärt werden kann.

Vorlage für eine gewerbliche Bedarfsliste
PositionSpezifikation ergänzenMenge und Rahmen ergänzen
PapierhandtücherArtikel, Falz, Maße, Lagen, SpenderBlatt je Karton; Kartons je Monat; aktuelle Bestellung
ToilettenpapierArtikel, Rollentyp, Lagen, Blatt oder MeterRollen je Verpackung; Bedarf und Bestellmenge
SeifeProdukt, Spendersystem, Kartusche oder GebindeFüllmenge; Einheiten je Karton; Bedarf
MüllbeutelMaße, Material, Verschluss und EinsatzStück je Rolle; Rollen je Karton; Bedarf
ReinigerGenaue Produktvariante oder freizugebende AnwendungGebindeinhalt; Anzahl; benötigtes Datenblatt
Tücher und MoppsMaterial, Größe, Farbe und HaltersystemStück je Ausführung; Erstbedarf oder Ersatzbedarf

Wie beschreiben Sie zulässige Alternativen?

Kennzeichnen Sie jede Position etwa als „Originalartikel erforderlich“, „Alternative nach Freigabe“ oder „Auswahl anhand der Spezifikation“. Halten Sie fest, welche Eigenschaften unverzichtbar sind. Ein vergleichbares Produkt muss für Ihren konkreten Einsatz passen und darf nicht nur dieselbe allgemeine Bezeichnung tragen.

Bei spendergebundenen Artikeln geben Sie Hersteller und Modell an. Bei Reinigern gehören Material und vorgesehene Anwendung in die Klärung. Verbindliche Freigaben, Schutzanforderungen oder objektbezogene Vorgaben werden nicht durch eine Einkaufsliste ersetzt.

Welche Angaben gelten für den gesamten Auftrag?

Ergänzen Sie Firma, Ansprechpartner, Rückrufmöglichkeit, Lieferadresse und gewünschten Termin. Bei mehreren Standorten braucht jede Lieferstelle eine eindeutige Zuordnung. Abweichende Rechnungsadresse, Bestellnummer und Kostenstelle sollten getrennt von den Artikeldaten stehen.

Beschreiben Sie die Warenannahme: mögliche Zeiten, Zufahrt und bei größeren Lieferungen die vorhandene Entlademöglichkeit. Ob eine Abholung, Paketlieferung oder andere Belieferung sinnvoll ist, lässt sich erst mit diesen Rahmenbedingungen zuverlässig besprechen.

Wie prüfen Sie das zurückkommende Angebot?

Gleichen Sie Artikel und Mengen Zeile für Zeile ab. Prüfen Sie insbesondere, ob Preise je Stück, Rolle, Packung oder Karton genannt sind. Markieren Sie abweichende Produkte und offene Angaben vor der Bestellung.

Senden Sie Adler die Bedarfsliste über den vorgesehenen Kontaktweg auf der Produktseite. Listen für regelmäßigen oder gebündelten Firmenbedarf können auch Artikel enthalten, die im Onlineshop noch nicht aufgeführt sind; die Beschaffungsmöglichkeit wird im Einzelfall geprüft.

Bedarfsliste und Beschaffung bei Adler