Zuerst festlegen, was geprüft werden soll

Legen Sie das aktuelle Leistungsverzeichnis zugrunde. Welche Räume, Oberflächen und Tätigkeiten sind enthalten und wann waren sie zuletzt fällig? Eine monatlich vereinbarte Aufgabe lässt sich nicht wie eine täglich fällige Leistung bewerten. Ebenso muss klar sein, ob beispielsweise das Nachfüllen von Seife überhaupt beauftragt wurde.

Wählen Sie für einen gemeinsamen Rundgang einige unterschiedliche Bereiche: einen Arbeitsplatz, einen Laufweg, einen Besprechungsraum und den Sanitärbereich. Wechseln Sie die Stichprobe bei späteren Kontrollen. Diese redaktionelle Arbeitshilfe ist kein normiertes Prüfverfahren und liefert keine Zertifizierung.

Aufgaben und Termine in einem Büro-Reinigungsplan festhalten

Checkliste für den gemeinsamen Rundgang

Prüfen Sie nur den vereinbarten Umfang und dokumentieren Sie konkrete Feststellungen. Verwenden Sie etwa „in Ordnung“, „Abweichung“ und „nicht beurteilbar“ mit kurzer Begründung. Eine fehlende Zugangsmöglichkeit sollte nicht als geprüft gelten.

Orientierung für Sichtkontrollen in gewöhnlichen Büro- und Verwaltungsbereichen
PrüfbereichBeobachtung festhaltenZusätzlich klären
Boden und LaufwegeZum Beispiel sichtbare Krümel, Staubansammlungen oder RückständeBelag, vereinbarte Methode und erneute Nutzung
Freie OberflächenWurden vereinbarte, zugängliche Flächen erkennbar bearbeitet?War die Fläche beim Einsatz tatsächlich frei?
SanitäreinrichtungenKonkrete sichtbare Verschmutzung an vereinbarten Einrichtungen benennenNutzung seit der Reinigung; ältere Ablagerung oder aktueller Schmutz?
Spiegel und InnenglasSichtbare Rückstände unter gewöhnlichen Nutzungsbedingungen beschreibenGehört die Fläche zum Auftrag und war der Termin fällig?
AbfallbehälterFüllstand, vorhandenen Beutel und vereinbarten Zustand prüfenZeitpunkt der letzten Leerung und neue Befüllung
SpenderPapier, Seife und Funktion kontrollierenAuffüllen, Materiallieferung und technische Wartung getrennt zuordnen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Kontrolle?

Eine Prüfung möglichst nah am vereinbarten Reinigungsende lässt das Ergebnis besser einordnen als ein Rundgang nach einem ganzen Arbeitstag. Halten Sie dennoch immer fest, ob und wie der Raum seitdem genutzt wurde. Neue Schuhspuren nach Regen belegen allein keine mangelhafte Reinigung.

Bei einer späteren Kontrolle kann gerade die erneute Verschmutzung ein wertvoller Hinweis sein: Vielleicht ist die Leistung korrekt ausgeführt, das Intervall aber für den Betrieb zu lang. Dann geht es um eine Anpassung des Auftrags. Eine nicht ausgeführte, fällige Tätigkeit betrifft dagegen die Leistungserbringung.

Muster für eine brauchbare Mängelmeldung

Beispiel: „Besprechungsraum 2, Donnerstag, 8:15 Uhr: Unter dem frei zugänglichen Tisch liegen Krümel. Bodenreinigung war laut Plan am Mittwochabend vorgesehen. Der Raum wurde seit gestern 17 Uhr nach unserer Kenntnis nicht genutzt. Bitte Ausführung prüfen und Rückmeldung zur Behebung geben.“

Ergänzen Sie eine vereinbarte Kontaktperson und den Termin für die Rückmeldung. Falls ein Foto die Beobachtung verständlicher macht, erfassen Sie nur die relevante Fläche. Personen, Bildschirme oder vertrauliche Unterlagen gehören nicht in eine solche Dokumentation. Formulieren Sie Beobachtungen sachlich und lassen Sie Raum für die Erklärung des Teams.

Wiederholungen auswerten und Maßnahmen schließen

Notieren Sie Meldedatum, zuständige Person, vereinbarte Maßnahme und das Ergebnis der Nachkontrolle. So bleibt eine Beanstandung nicht nur als Nachricht im Postfach liegen. Wiederholt sich dasselbe Problem, besprechen Sie mögliche Ursachen wie unklaren Umfang, fehlenden Zugang oder eine nicht passende Ablaufplanung.

Eine Sichtkontrolle bewertet sichtbare Zustände. Sie belegt weder Keimfreiheit noch die Wirksamkeit einer Desinfektion. Für Bereiche mit besonderen Hygieneanforderungen sind gesonderte fachliche Verfahren erforderlich. Auch Geruch oder Glanz allein sind kein verlässlicher Qualitätsnachweis.